دستورالعمل برگزاری مجامع عمومی تشکل های ملی و استانی وابسته به اتاق ایران

بسمه تعالي
دستورالعمل برگزاري مجامع عمومي تشكل هاي ملي و استاني وابسته به اتاق ايران
با عنايت به ضرورت امر برنامه ريزي، هماهنگي و يكپارچه سازي و وحدت رويه در امور مربوط به برگزاري
مجامع عمومي (اعم از موسسين، عادي، عادي بطور فوق العاده و فوق العاده) تشكل هاي وابسته به اتاق ايران و
نيز دقت عمل در تنظيم متون حقوقي (صورتجلسات و آگهي هاي مربوطه)، دستورالعمل ذيل ابلاغ مي گردد:
-۱ مناسب است زمان تقريبي برگزاري مجمع را حداقل يك ماه قبل با اداره كل تشكل ها ي اتاق ايران
هماهنگ نمايند. ضمنا در مورد تشكل هاي استاني مي بايست مراتب قبلا با اتاق متبوع هماهنگ و از طريق
اتاق مربوطه با اتاق ايران هماهنگي لازم صورت پذيرد.
-۲ پس از نهايي شدن زمان، محل و دستور جلسه، فراخوان دعوت به مجمع با رعايت فاصله زماني مقرر در
متن اساسنامه از طريق روزنامه كثير الانتشار مربوطه و نيز پورتال اطلاع رساني اتاق، آگهي و طبق مقررات
مندرج در اساسنامه به اعضاء و كليه فعالين مربوطه اطلاع رساني گردد.
-۳ آگهي فراخوان دعوت به مجامع عمومي، چاپ شده در روزنامه كثير الانتشار مربوطه با قيد دستور جلسه به
همراه ليست اسامي و مشخصات اعضايي كه حايز شرايط عضويت مندرج در مفاد اساسنامه و مشاركت در
مجامع عمومي و انشاء رأي مي باشند را به صورت مكتوب با امضاي مقام دعوت كننده، حداقل ده روز قبل از
برگزاري مجمع با قيد دعوت از نماينده اتاق ايران به اداره كل تشكل ها اعلام نمايند.
-۴ در صورتيكه برگزاري مجامع فوق العاده با دستور اصلاح و تغيير اساسنامه مورد نظر است ، مي بايس ت
پيشنهادات مورد نظر قبلاً به اداره كل تشكل ها طي نامه كتبي اطلاع داده شده و نظر اتاق ايران در خصوص
اصلاحاتي كه موجب تغيير ماهيت در تشكل خواهد شد، اخذ گردد.
-۵ صورتجلسات مجامع عمومي و هيات مديره و فهرست اسامي حاضرين در مجمع مي بايست به صورت
تايپي در سه نسخه تنظيم و تمامي صفحات، في المجلس به تأييد و امضاي هيأت رئيسه جلسه و نماينده اتاق
ايران برسد (نمونه صورتجلسات مجامع در پورتال اتاق ايران قرار دارد).
-۶ صورتجلسه مجمع مي بايست شامل موارد ذيل باشد:
• درج شماره آگهي فراخوان در روزنامه كثير الانتشار، ساعت، روز، تاريخ، و محل جلسه، نام نماينده اتاق
ايران و تعداد اعضاي حاضر در جلسه به تفكيك اصالت و وكالت و تعداد اعضاء حائز شرايط شركت در مجمع
عمومي.
• اسامي اعضاي هيأت رئيسه منتخب مجمع متشكل از رئيس نظار منشي (طبق اساسنامه).
۲
• شرح مصوبات طبق دستور جلسه از جمله ارايه گزارش عملكرد هيأت مديره،خزانه دار و بازرسان و
تصويب آن، ارايه گزارش مالي و ترازنامه و تصويب آن، تعيين بودجه، تعيين روزنامه كثير الانتشار، تعيين
وروديه و حق عضويت ساليانه، انتخاب بازرس قانوني و ساير موارد.
• در مواردي كه مجمع عمومي فوق العاده جاري است و تغيير مفاد اساسنامه در دستور كار مي باشد،
ضروري است تا كليه تغييرات و اصلاحات مصوب در متن صورتجلسه مجمع قيد گردد . ضمنا مي بايست
نسخه كامل از ويرايش جديد اساسنامه كه مورد تغيير و اصلاح قرار گرفته است في المجلس به تأييد و امضاي
هيأت رئيسه جلسه و نماينده اتاق ايران برسد.
• در مواردي كه انتخابات هيأت مديره در دستور كار مي باشد، ضروري است تا نام و نام خانوادگي كليه
داوطلبين و تعداد آراي مأخوذه قيد گردد.
• در پايان صورتجلسه، اسامي اعضاي هيأت رئيسه جلسه و نماينده اتاق ايران جهت امضاي ذيل
صورتجلسه قيد گردد.
-۷ حداكثر ظرف ده روز كاري، مي بايست دو نسخه از صورتجلسات و فهرست اسامي حاضرين در جلسه
مجمع كه به امضاي هيأت رئيسه منتخب جلسه و نماينده اتاق ايران رسيده باشد طي نامه اي با امضاي صاحبان
امضا هاي مجاز جهت انجام امورات ثبتي به اداره كل تشكل هاي اتاق ايران ارسال گردد.
-۸ بديهي است در خصوص تشكل هاي استاني، وظايف و ماموريت هاي اتاق ايران مذكور در اين دستورالعمل
مي تواند ضمن هماهنگي قبلي با امور تشكل هاي اتاق ايران، توسط اتاق استان صورت پذيرد.
-۹ مدارك و مستندات مجامع تشكل هاي استاني بايستي توسط اتاق استان ذيربط جهت انجام امورات ثبتي به
اداره كل تشكل هاي اتاق ايران منعكس شود.
-۱۰ اسناد مربوط به مجامع از قبيل صورتجلسات و فهرست اسامي حاضرين در جلسه كه فاقد امضاي
تاييديه نماينده اتاق باشد فاقد اعتبار است و ترتيب اثر داده نخواهد شد.

بسمه تعالی
نمونه صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه انجمن ……………….
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
پیرو آگهی فراخوان منتشره در روزنامه ………….. مورخ ………………… ،جلسه مجمع عمومی عادي انجمن ……………………………………….. در مورخ …………. ساعت ………. روز ……… در محل ………………………………………………………………… با حضور آقای/ خانم …………………… نماینده اتاق بازرگانی و صنایع و معادن و کشاورزی ومشارکت تعداد ……….. نفر اصالتا و …………. نفر وکالتا از تعداد …….. اعضای مربوطه تشکیل شد.
پس از رسمیت یافتن جلسه ، آقای/خانم ………….. به سمت رییس، آقای/خانم ……………………………….. به سمت ناظر، آقای/خانم……………………………….. به سمت ناظر ، آقای/خانم……………………………….. به سمت منشی جلسه انتخاب شدند و قبول سمت نمودند.
مجمع پس از ذکر نام و یاد خداوند متعال رسمیت یافت و وارد بحث و تبادل نظر شد و تصمیمات به شرح زیر اتخاذ تصمیم کرد:
الف۱- گزارش عملكرد هيات مديره توسط …………………… قرائت گردید. (متن پیوست )
الف۲- گزارش خزانه دار صورتهاي مالي و تراز منتهي به سال ………………… قرائت گردید. (متن پیوست )
الف۳- گزارش بازرس قانونی …………………… قرائت گردید. (متن پیوست )
ب‌- روزنامه ……………………………. به عنوان روزنامه کثیر الانتشار جهت درج آگهی های مربوطه تعیین شد.
ج- ورودیه مبلغ ………….ريال و حق عضویت سالیانه مبلغ …………………. برای سال …… تعیین و تصویب شد.
د- مجمع پس از استماع گزارشهای فوق الذکر و استماع نظرات مخافین و موافقین وطرح سوالات از سوی اعضاء و ارایه پاسخ لازم از سوی هیات مدیره ،گزارش عملکرد اجرایی و مالی هیات مدیره و تراز منتهی به سال مالی ……………. را تصویب کرد.
ه- سایر تصمیمات :
و- جهت انتخاب اعضای هیأت مدیره به صورت کتبی رای گیری به عمل آمد و نتایج به شرح زیر اتخاذ تصمیم گردید :
۱- آقای/ خانم …………………………………………… با ……………… رای
۲- آقای/ خانم……………………………………………. با ……………… رای
۳- آقای/ خانم……………………………………………. با ……………… رای
۴- آقای/خانم…………………………………………….. با ……………… رای
۵- آقای/خانم…………………………………………….. با ……………… رای
۶- آقای/خانم…………………………………………….. با ……………… رای
۷- آقای/خانم…………………………………………….. با ……………… رای
۸- آقای/خانم…………………………………………….. با ……………… رای
۹- آقای/خانم……………………………………………. با ………………. رای

رییس جلسه ناظر ۱ ناظر ۲ منشی نماینده اتاق

ز- در نتیجه افراد مشروحه ذیل به سمت اعضای اصلی و علی البدل هیأت مدیره برای مدت ……… سال انتخاب شدند و قبول سمت نمودند.
اعضای اصلی هیات مدیره
۱-
۲-
۳-
۴-
۵-
۶-
۷-
اعضای علی البدل هیات مدیره
۱-
۲-
و- جهت انتخاب بازرس قانونی به صورت کتبی رای گیری به عمل آمد و نتایج به شرح زیراتخاذ گردید
۱- آقای/خانم…………………………… با ………….. رأی
۲- آقای/خانم…………………………… با ………….. رأی
۳- آقای/خانم…………………………… با ………….. رأی
۴- آقای/خانم…………………………….با ………….. رأی
ط- در نتیجه آقای/خانم…………………….به سمت بازرس اصلی و آقای/خانم ……………….. به سمت بازرس علی البدل ……………… برای مدت یکسال انتخاب شدند و قبول سمت نمودند.
جلسه در ساعت ………… با ذکر صلوات پایان یافت.

رییس جلسه ناظر ۱ ناظر ۲ منشی نماینده اتاق

نمونه صورتجلسه مجمع عمومی موسسین انجمن ………………
بر اساس موافقت اصولی شماره ………………….. مورخ ………………….. اتاق بازرگانی، صنایع، معادن و کشاورزی ایران مبنی بر تاسیس انجمن ……………………………… و پیرو آگهی فراخوان منتشره در روزنامه ……………… مورخ …………………… ، جلسه مجمع عمومی موسسین انجمن…………………………… در ساعت ……………… روز ……………… مورخ ……………….. در محل ……………………………. با حضور آقا/ خانم …………………… نماینده اتاق بازرگانی، صنایع، معادن و کشاورزی ………………. و مشارکت تعداد ………………. نفر از تعداد …………… نفر اعضای واجد شرایط که بر اساس آگهی مربوطه در دبیرخانه هیات موسس واقع در محل اتاق استان ………….. ثبت نام کرده اند، برگزار شد.
در ابتدا نماینده اتاق با ذکر نام و یاد خداوند متعال و اعلام تعداد حاضرین در جلسه، رسمیت جلسه را اعلام و سپس جهت انتخاب رییس، نظار و منشی جلسه رای گیری نمود و آقا/خانم …………………… به سمت رییس جلسه، آقا/خانم …………………… به سمت ناظراول و آقا/خانم …………………… به سمت ناظر دوم و آقا/خانم …………………… به سمت منشی جلسه انتخاب شدند.
سپس جلسه بر اساس دستور مربوطه به شرح ذیل وارد بحث و تبادل نظر شد:
الف: پس از ارایه پیش نویس اساسنامه و بحث و تبادل نظر، اساسنامه پیوست به تصویب رسید.
ب: روزنامه ………………… به عنوان روزنامه کثیرالانتشار جهت درج آگهی های مربوطه تعیین شد.
ج: ورودیه مبلغ ………………….. ریال و حق عضویت سالیانه مبلغ …………………… ریال برای سال ……………….. تعیین و تصویب شد.
د: جهت انتخاب اعضای هیات مدیره به صورت کتبی رای گیری بعمل آمد و نتایج به شرح ذیل اتخاذ گردید:
۱- آقای/ خانم …………………………………………… با ……………… رای
۲- آقای/ خانم……………………………………………. با ……………… رای
۳- آقای/ خانم……………………………………………. با ……………… رای
۴- آقای/خانم…………………………………………….. با ……………… رای
۵- آقای/خانم…………………………………………….. با ……………… رای
رییس جلسه ناظر ۱ ناظر ۲ منشی نماینده اتاق

۶- آقای/خانم……………………………………………. با ……………… رای
۷- آقای/خانم…………………………………………… با ……………… رای
۸- آقای/خانم…………………………………………… با ……………… رای
۹- آقای /خانم…………………………………………. با ……………… رای
۱۰- آقای/خانم………………………………………… با ………………. رای
ه: در نتیجه افراد مشروحه ذیل به سمت اعضای اصلی و علی البدل هیأت مدیره برای مدت………… سال انتخاب شدند و قبول سمت نمودند.
و: جهت انتخاب بازرس قانونی به صورت کتبی رای گیری به عمل آمد و نتایج به شرح زیر اتخاذ گردید:
۱-آقای/خانم…………………………….. با …………. رأی
۲- آقای/خانم……………………………. با ………… رأی
۳-آقای/خانم……………………………. با …………. رأی
۴- آقای/خانم…………………………….با ………… رأی
س- در نتیجه آقای/خانم…………………….به سمت بازرس اصلی و آقای/خانم………………..به سمت بازرس علی البدل ………………برای مدت یکسال انتخاب شدند و قبول سمت نمودند.
جلسه در ساعت ………… با ذکر صلوات پایان یافت.

رییس جلسه ناظر ۱ ناظر ۲ منشی نماینده اتاق

نمونه صورتجلسه هیأت مدیره انجمن
مورخ …………..

جلسه هیأت مدیره منتخب مجمع عمومی …………………………. در ساعت …………….روز ……………….. مورخ …………………….. در محل ……………………………………………………………. تشکیل گردید.
دستور جلسه:
۱-
۲-
۳-

مصوبات:
۱- آقای / خانم …………………………………………به سمت رئیس هیأت مدیره انتخاب شدند و قبول سمت نمودند.
۲- آقای / خانم ………………………………………..به سمت نایب رئیس هیأت مدیره انتخاب شدند و قبول سمت نمودند.
۳- آقای/ خانم ……………………………………….به سمت خزانه دار و عضو هیأت مدیره انتخاب شدند و قبول سمت نمودند.
۴- آقای / خانم ………………………………………به سمت منشی و عضو هیأت مدیره انتخاب شدند و قبول سمت نمودند.
۵- کلیه اسناد و مدارک مالی تعهدآور با امضای …………………………. همراه با مهر انجمن معتبر خواهد بود.
۶- کلیه اوراق و مکاتبات اداری و عادی با امضای …………………………….. همرا با مهر انجمن معتبر خواهد بود.
۷- سایر مصوبات ……………………….

جلسه در ساعت با ذکر صلوات پایان یافت.

امضای اعضای هیأت مدیره: